Import Dokumentation
Voraussetzungen
Diese Dokumentation geht davon aus, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:
Sie haben Ihre Arbeitsmittelgruppe bereits eingerichtet und die gewünschten Attribute hinzugefügt.
Sie haben die Daten, die Sie importieren möchten, bereits in eine Excel Datei übertragen, in welcher jedes Objekt eine eigene Zeile hat.
Sie haben unsere Import-Helper Excel heruntergeladen.
Bereinigung der Daten
Entfernen von führenden und folgenden Leerzeichen
Öffnen Sie die von uns bereitgestellte “Import_Helper.xlsm” Excel Datei
Öffnen Sie zusätzlich Ihre Excel Datei mit den Daten, die Sie importieren möchten.
Wechseln Sie in der Excel Menüleiste auf den Bereich “Entwicklertools”
Sollte Ihnen der Bereich “Entwicklertools” nicht angezeigt werden, aktivieren Sie ihn wie in der folgenden Anleitung beschrieben: Entwicklertools aktivieren
Klicken anschließend auf die Schaltfläche “Makros”
Unter “Makroname” sollte nun automatisch “Import_Helper.xlsm!Zeichen_Entfernen” ausgewählt sein.
Sollte das Makro nicht automatisch erkannt werden, befolgen Sie folgende Schritte:
1. Im Auswahlfeld “Makro in” den Eintrag “Import_Helper.xlsm” wählen.
2. Jetzt kann im unter “Makroname” der Eintrag “Import_Helper.xlsm!Zeichen_Entfernen” ausgewählt werden.Anschließend kann das Makro durch Klicken auf “Ausführen” gestartet werden.
Säubern von Feldern
In PrüfExpress können für Arbeitsmittelgruppen eigene Attribute erstellt werden, dafür stehen verscheiden Datentypen zur Verfügung. Um zu gewährleisten, dass Ihre Daten so sauber wie möglich in PrüfExpress importiert werden können, stellen Sie sicher, dass Daten in Felder, die einen spezifischen Datentyp haben, auch in Ihrer Excel Datei korrekt hinterlegt sind.
Hier zu jedem Datentyp ein Beispiel:
Datentyp “Boolsch” darf nur “JA” für Ja und “NEIN” für Nein enthalten
Datentyp “Ganzzahl” darf nur Zahlen ohne Sonderzeichen oder Buchstaben enthalten (bspw.: “1000”)
Datentyp “Fließkomma” darf nur Kommazahlen (“,”) enthalten (bspw.: “1,0”)
Datentyp “DatumZeit” darf nur ein Datum enthalten (bspw.: “01.01.2024”)
Datentyp “Zeichenfolge” darf jegliche Zeichenfolgen enthalten (bspw.: “Das ist mein 1. Import!”)
Am einfachsten lässt sich das über Filter in Excel erreichen:
Öffnen Sie die Excel Datei, die Ihre zu importierenden Daten enthält.
Wählen Sie die komplette Kopfzeile aus.
Klicken Sie nun in der Menüleiste auf den Punkt “Daten”
Anschließend können Sie über die Schaltfläche “Filter” einen Filter für jede Spalte erstellen.
Jetzt können Sie, indem Sie in der Kopfzeile der jeweiligen Spalte auf die Schaltfläche mit dem kleinen Pfeil nach unten klicken, eine Liste mit allen eindeutigen Werten einer Spalte öffnen.
Nun kann man alle korrekten Werte ausblenden und anschließend die fehlerhaften Werte bereinigen.
Wenn alle fehlerhaften Werte korrigiert wurden, können Sie über das Filter-Menü wieder alle Werte anzeigen lassen.
Stellen Sie, bevor Sie mit dem Bereinigen der nächsten Spalte starten, sicher, dass Sie wieder alle Werte eingeblendet haben!
Import von Objekten
In PrüfExpress gibt es, um die Sauberkeit von Daten besser gewährleisten zu können, mehrere vorgegebenen Objekte, diese Objekte müssen vor dem Import der Arbeitsmittel erstellt und unserer Arbeitsmittelgruppe hinzugefügt werden.
Was sind Objekte?
Die von PrüfExpress vorgegebenen Objekte sind:
Bezeichnung:
Die Bezeichnung bzw. Arbeitsmittel-Typ wird zum Beispiel die Arbeitsmittelgruppe “Anschlagpunkte” angelegt, wären passende Bezeichnungen “Ringschraube”, “Schäkel”, “Wirbelbock”, etc.
Gebäude:
Hier sollte sichergestellt werden, dass Gebäude möglichst auf einen Nenner gebracht werden sollten. Bspw. “Halle 9”, “Bau 9”, “Gebäude 9” und “9” sollten alle gleich benannt und dementsprechend nur einmal (statt viermal) angelegt werden.
Kostenstelle:
Die Kostenstelle dient der leichteren Organisation in PrüfExpress und kann neben statt “Prüfgruppen” verwendet werden, um mehrere Arbeitsmittel einer Arbeitsmittelgruppe über den gleichen Prüfplan prüfen zu lassen.
Besteht aus “Kostenstellen-Name” und “Kostenstellen-Gruppe”
Kostenstellen-Name: Das ist der Wert, der als Kostenstelle angezeigt wird.
Kostenstellen-Gruppe: Hiermit können mehrere Kostenstellen zusammengefasst werden.
Hersteller:
Um Verwirrung bei verschiedenen Schreibweisen eines Herstellers zu vermeiden, sollte auch hier sichergestellt werden, dass ähnliche geschrieben Duplikate vermieden werden. Bspw. “Dolezych”, “Dolezych GmbH”, und “Dolezych Ladungssicherungs- und Hebetechnik” sollten alle gleich benannt und dementsprechend nur einmal (statt dreimal) angelegt werden.
Besteht aus “Hersteller-Name” und “Eigene Herstellung?”
Hersteller-Name: Das ist der Wert, der als Hersteller angezeigt wird.
Eigene Herstellung: Hiermit kann festgelegt werden, dass Arbeitsmittel dieses Herstellers im Haus von internen Mitarbeitern hergestellt werden.
Bereinigen und Importieren
Wechseln Sie in PrüfExpress über das Konfigurations-Menü in den Bereich “Importieren”
Wählen Sie nun unter “Betrieb” “Neue Daten importieren” und unter “Typ importieren” das Objekt, welches Sie importieren möchten. Also “Bezeichnung”, “Gebäude”, “Kostenstelle” oder “Hersteller”.
(Wenn nötig, wählen Sie jetzt das Werk aus, für das Sie die Daten importierten möchten.)
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche “Herunterladen”, um die jeweilige Importvorlage herunterzuladen.
Öffnen Sie die heruntergeladene Excel Datei
Jetzt können Sie aus Ihrer ursprünglichen Excel Datei die passende Spalte in die heruntergeladene Importvorlage übertragen.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie, nur die Werte ohne Formatierung kopieren!
Rechtsklick → “Inhalte Einfügen” → “Nur Werte”Nun können Sie die Duplikate entfernen, indem Sie in der Importvorlage die ganze Spalte (bis auf die Kopfzeile) auswählen und über der Menüleiste in den Bereich “Daten” wechseln. Hier können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche “Duplikate entfernen” alle doppelten Einträge entfernen.
Stellen Sie jetzt nochmal sicher, dass Sie alle Ihre zu importierenden Objekte möglichst auf einen gemeinsamen Nenner gebracht haben.
Anschließend müssen Sie die Datei (ohne den Namen zu ändern!) abspeichern.
Wechseln Sie zurück zu PrüfExpress und wechseln Sie nun in den “Hochladen”-Modus
Jetzt können Sie einfach Ihre Datei auswählen und über die Schaltfläche “Hochladen” den Import starten.
Der Import von vielen Datensätzen kann mehrere Minuten dauern, wir empfehlen in dieser Zeit das Browser-Fenster im Vordergrund geöffnet zu lassen.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird eine Meldung angezeigt, die über den Abschluss informiert. Sollten beim Import Problemen aufgetreten sein, wird automatisch eine Excel Datei mit allen fehlerhaften Datensätzen und einer Beschreibung des Problems heruntergeladen. In dieser Datei können Sie nun die fehlerhaften Einträge korrigieren und sie anschließend wieder hochladen. Diesen Prozess können Sie wiederholen, bis alle Ihre Datensätze erfolgreich importiert wurden.
Verknüpfen von Objekten und Arbeitsmittelgruppen
Objekte wie “Bezeichnungen” und “Hersteller” müssen (aktuell) manuell mit der jeweiligen Arbeitsmittelgruppe verknüpft werden.
Wechseln Sie in PrüfExpress über das Konfigurations-Menü in den Bereich “Arbeitsmittelgruppen”
Öffnen Sie den Konfigurations-Wizard der Arbeitsmittelgruppe, für die Sie aktuell Daten importieren möchten.
Wechseln Sie auf den Schritt “Arbeitsmittel” (Bezeichnungen) oder “Hersteller”.
Nun können Sie über das Suchfeld die gewünschten Objekte suchen und anschließend durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern mit der Arbeitsmittelgruppe verknüpfen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle, in Ihrer mit Arbeitsmitteln gefüllten Excel Datei verwendeten Objekte auch mit Ihrer Arbeitsmittelgruppe verknüpfen.
Import von Arbeitsmitteln
Nachdem Sie Ihre Daten bereinigt und die benötigten Objekte importiert haben, können nun auch die Arbeitsmittel importiert werden.
Wechseln Sie in PrüfExpress über das Konfigurations-Menü in den Bereich “Importieren”
Wählen Sie nun unter “Betrieb” “Neue Daten importieren” und unter “Typ importieren” “Arbeitsmittel”.
Wählen Sie jetzt das Werk und die Arbeitsmittelgruppe aus, für die Sie Arbeitsmittel importieren möchten.
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche “Herunterladen”, um die jeweilige Importvorlage herunterzuladen.
Öffnen Sie die heruntergeladene Excel Datei
Jetzt können Sie die Spalten aus Ihrer ursprünglichen Excel Datei in die passende Spalte der heruntergeladenen Importvorlage übertragen.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie, nur die Werte ohne Formatierung kopieren!
Rechtsklick → “Inhalte Einfügen” → “Nur Werte”Stellen Sie jetzt nochmal sicher, dass Sie alle Spalten, die einen spezifischen Datentyp erwarten (wie unter “Bereinigung der Daten” → “Säubern von Feldern” beschrieben) korrekt bereinigt sind und keine fehlerhaften Werte enthalten.
Anschließend müssen Sie die Datei (ohne den Namen zu ändern!) abspeichern.
Wechseln Sie nun zurück zu PrüfExpress und wechseln dort Sie in den “Hochladen”-Modus
Jetzt können Sie einfach Ihre Datei auswählen und über die Schaltfläche “Hochladen” den Import starten.
Der Import von vielen Datensätzen kann mehrere Minuten dauern, wir empfehlen in dieser Zeit das Browser-Fenster im Vordergrund geöffnet zu lassen.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird eine Meldung angezeigt, die über den Abschluss informiert. Sollten beim Import Problemen aufgetreten sein, wird automatisch eine Excel Datei mit allen fehlerhaften Datensätzen und einer Beschreibung des Problems heruntergeladen. In dieser Datei können Sie nun die fehlerhaften Einträge korrigieren und sie anschließend wieder hochladen. Diesen Prozess können Sie wiederholen, bis alle Ihre Datensätze erfolgreich importiert wurden.